Com o surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED),
ferramenta desenvolvida para oficializar os arquivos digitais das
escriturações contábil e fiscal dos contribuintes e com isso também
agilizar o trabalho da Receita Federal do Brasil (RFB), uma perfeita
organização com documentos fiscais se tornou necessária. E por conta
disso, pequenos detalhes – até os imperceptíveis a olho nu – podem gerar
consequências desastrosas, dentre elas grande multas.
Cuidar de tal organização se equivale a cuidar da saúde de alguém.
Alguns sinais desprezados ou tratados de maneira displicente podem gerar
sequelas mais graves, irreversíveis e até mesmo a morte (virando comida
de Leão).
A precisão dos profissionais que assumem a missão de gerenciar a
contabilidade da empresa deve ser cirúrgica e, para auxiliar esse
trabalho, preparamos uma lista de erros críticos que podem – e devem –
ser evitados:
Quais são os erros contábeis que podem ser evitados?
- As más rotinas administrativas
Querer economizar com profissional de contabilidade, não cumprir leis
e prazos e até promover atrasos no pagamento de salários, mesmo que por
relaxo e não má-fé, pode gerar multas e diversas sanções que podem
liquidar a empresa.
- Vício fiscal
Contratar um profissional de contabilidade e pensar que tudo recai
sobre ele apenas é um grande engano. É um erro bastante comum nas
empresas esse pensamento.
O que o profissional faz é evitar transtornos e prevenir erros. E
para isso deve ser feito um trabalho próximo entre os empreendedores e
os contadores ou contabilistas.
Cabe ressaltar que desde 11 de janeiro de 2003, por conta da Lei nº
10.406/2002, Art. 1.177, o profissional da classe contábil responde
solidariamente em qualquer erro, seja voluntário ou não. Se for de seu
conhecimento a distorção em dados fornecidos ao Fisco, pode ser também
acionado na Justiça Criminal.
- Falta de pontualidade
Como citado no item 1, cumprir prazos estabelecidos ou combinados faz
a engrenagem funcionar bem e com isso a empresa tem preocupações a
menos.
Empresas que se omitem e/ou atrasam na entrega da Escrituração Fiscal
Digital (EFD) podem se enquadrar na situação de inaptas, o que gera uma
série de transtornos.
- Falta de exatidão
Todo documento fiscal deve ser descrito na contabilidade da empresa.
Qualquer erro, mesmo que involuntário, pode gerar problemas com a
Receita Federal.
Trabalhar em unidade com o contador e auxiliar será uma forma de ajudar no crescimento da empresa sem dores de cabeça.
A autuação por quaisquer irregularidades apontadas
pelo SPED à RFB pode chegar a 200% sobre as operações, afirma a advogada
tributarista Ana Paula Lazarreschi de Mesquita, em material disponível
no Portal Contábeis.
Ela citou também, na mesma oportunidade, que “95% das empresas dos
setores Industrial e Comercial de médio e grande porte que acompanhou
tiveram entre 800 e 6 mil erros nas informações encaminhadas”, segundo verificação de auditoria realizada por seu time de digital tributário.
- Erros na totalização da nota fiscal eletrônica – NF-e
É comum ocorrer erros motivados pela dificuldade em informar todos os
campos relativos a uma operação fiscal como, por exemplo, despesas
acessórias, fretes e demais valores que a compõe. Isso se deve por nem
sempre o sistema ERP da empresa está devidamente parametrizado, ou
ainda, por possíveis erros operacionais dos profissionais envolvidos na
rotina diária da empresa.
- Erro na correlação entre campos de base de cálculo, alíquotas e impostos
Assim como no item anterior, como reflexo dos erros na parametrização
do sistema ERP ou em processos, a base de cálculo aplicada à alíquota
informada pode ficar diferente dos valores dos Impostos escriturados.
Isso permite o Fisco interpretar que a empresa agiu de má fé.
- NCM desatualizada X alíquota de IPI
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), utilizada para cálculo dos
impostos, possui constantes mudanças e nem sempre é possível acompanhar a
todas e providenciar a atualização dos cadastros.
Um exemplo citado é a extinção de alguma NCM ou ainda, a redução ou
majoração tributária do IPI, onde se pode deixar de apropriar algum
crédito permitido pela legislação vigente ou até mesmo gerar débitos de
forma equivocada.
A título de exemplo, destacamos abaixo a NCM correspondente aos veículos automóveis:
NCM 8703.21 – Veículos automóveis, tratores, ciclos e outros veículos terrestres, suas partes e acessórios.
Alíquotas:
Período de 01/07/2014 a 31/12/2014 alíquota de 33%
A partir de 01/01/2015 a 31/12/2017 a alíquota passa a ser de 37%
E 7% a partir de 01/01/2018
Imagine que no período de Janeiro/2015 a empresa não esteja atenta a
essa mudança. Considerando que neste mês a entidade fature cerca de 10
milhões de reais
correspondentes a essa NCM, estariam deixando de recolher para os
cofres públicos R$ 400.000,00, caracterizando assim evasão fiscal ou em
uma situação de compra deixar de obter o crédito adicional do valor através de nota de complemento de imposto do fornecedor.
- Pensar que a DANFe ou o papel impresso é a Nota Fiscal
O papel impresso é uma versão simplificada da NF-e, chamada de
Documento Auxiliar de NF-e (Danfe), que tem informações resumidas dos
dados presentes na nota. Enfim, ele NÃO é uma nota e NÃO
possui validade jurídica. A NF-e é um arquivo digital com extensão XML,
que foi assinado digitalmente e autorizado pelas Secretarias estaduais
de Fazenda. Se houver divergência entre os dados da NFe e da DANFe, as
multas podem chegar a 100% do valor da operação.
- Não armazenar as NF-es
É uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas
as NF-es, tanto emitidas quanto recebidas, por um período de cinco anos
mais o corrente (além disso é opcional ao contribuinte). Quem não
guarda as notas corre o risco de sofrer sanções e ser multado. Pequenas
divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por
documento.
- Não arquivar os documentos de forma organizada e segura
Alguém em sua empresa teve a brilhante ideia de armazenar todas as
NF-es em um servidor. Como você faria para encontrar uma nota recebida
de um fornecedor em um dia específico diante uma “enxurrada” de
arquivos? E se acontece um desastre e o HD onde estão os documentos
queima? Ou se todos os computadores com cópia dos documentos apresentam
algum tipo de problema que impossibilita recuperá-los? O ideal é
investir em algum sistema de gerenciamento automático de XMLs das NF-es.
Isso evita um problemão.
- Depender do fornecedor para receber a nota fiscal anexada por e-mail
As vezes o e-mail não chega, a nota é alterada ou cancelada ou até
mesmo alguém emitindo nota contra você sem o seu conhecimento. Uma multa
pode ser aplicada sem que você tivesse, na verdade, uma culpa.
Fonte: Jornal Contábil
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