A espécie de identidade da pessoa física ou jurídica em meio eletrônico
passou a ser decisiva para a apresentação das informações trabalhistas,
fiscais e previdenciárias por meio da Guia de Recolhimento do FGTS e de
Informações à Previdência Social (GFIP) e do eSocial. Porém, a nova
obrigação não deve ser motivo para dor de cabeça. A certificação pode
servir para facilitar a prestação de informações ao Fisco e otimizar a
gestão empresarial.
A mudança que atinge organizações enquadradas no regime tributário
simplificado com cinco funcionários irá afetar mais de 495,8 mil
empreendimentos em todo o País, conforme levantamento do CGSN, órgão
responsável pela implementação da exigência. O diretor político e
parlamentar da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e
das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas
(Fenacon), Valdir Pietrobon, determina que a certificação digital é “o
maior instrumento de desburocratização criado no País”. Entre os
principais ganhos atrelados ao uso da tecnologia em empresas e
escritórios de contabilidade estão simplificação, segurança e economia.
A certificação traz vantagens para a empresa, gerando mecanismos de
segurança que garantem veracidade, confidencialidade e integridade na
comunicação com órgãos públicos como a Receita Federal, Detran,
Instituto Nacional da Propriedade Industrial, entre outros. “Com a
certificação digital, o trabalho do contador é facilitando pois é
eliminada a necessidade de deslocamento e armazenamento de documentos
físicos e até os clientes a todo momento”, salienta Pietrobon.
Entre as mudanças na legislação fiscal que impulsionaram a. busca
pela certificação digital estão a emissão da nota fiscal de serviços
(NFS-e) e da nota fiscal eletrônica (NF-e), a instituição do e-Social, a
cultura de desmaterialização de documentos e assinaturas e a entrega
das declarações tributárias para os órgãos públicos.
Desde 31 de dezembro de 2015, as empresas com mais de 10
empregados, passaram a ter de usar a certificação. Em 1 de janeiro de
2016 foi a vez das organizações com mais de oito empregados. A partir de
1 de janeiro de 2017, empresas com mais de três empregados terão de
adquirir a tecnologia.
Porém, Pietrobon indica que todas as empresas se adequem à novidade
sem esperar a aproximação do prazo final. “Esperamos que em breve um
maior número de pessoas físicas e até mesmo as pessoas jurídicas com nenhum funcionário passem a utilizar o certificado digital”, projeta Pietrobon.
A demanda por certificação digital pelas empresas e pessoas físicas
cresce anualmente. Só entre janeiro e junho deste ano, 1,6 milhão de
certificados foram emitidos no país. O número é 6,5% maior se comparado
ao mesmo período de 2015. Durante todo o ano passado, foram emitidos
3,280 milhões certificados. Os dados são do Instituto Nacional de
Tecnologia da Informação (ITI), órgão responsável pela execução de
políticas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
As estatísticas de junho devem apresentar crescimento maior, devido
à nova exigência e a corrida pela obtenção do certificado, aponta
Pietrobon. “A procura pela Certificação Digital mostra que as companhias
estão atentas às mudanças da legislação e também buscam reforçar a
segurança e a confiabilidade da identificação empresarial no meio
virtual”, completa.
O certificado digital é a identidade da pessoa jurídica ou física
no meio digital, permitindo o acesso a serviços oferecidos no portal da
Receita Federal e ao e-Social. Por isso, para obtê-lo, é preciso fazer a
solicitação e comparecer presencialmente em um posto de atendimento
credenciado para validação. Também é preciso levar toda a documentação
exigida para a conferência dos dados e emissão do documento.
As empresas que não se adequarem à nova regra ficarão impedidas de
recolher o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) dos
funcionários e pagarão multa.
Companhias obrigadas a adotar a norma devem atentar para segurança
O certificado digital tem o objetivo de garantir a transações
eletrônicas mecanismos de segurança capazes de assegurar autenticidade,
confidencialidade e integridade às informações trocadas. Porém,
adquiri-la exige cuidado para que seu uso não resulte no extremo oposto.
A presidente da Associação das Empresas de Tecnologia da Informação
do Rio Grande do Sul (Assespro-RS), Letícia Batistella, avisa que é
importante procurar empresas idôneas que emitam o certificado digital.
“Outro ponto que deve ser avaliado é a rapidez e agilidade com que as
empresas conseguem aprovar seus contratos”, lembra Letícia.
A segurança na emissão do certificado digital é de responsabilidade
das autoridades de registro e das autoridades certificadoras, que são
obrigadas a atender aos rígidos padrões de segurança determinados pelas
entidades que compõe o ICP-Brasil. Mas, uma vez emitido, é importante
que a empresa faça a guarda segura deste certificado, alerta a
Assespro-RS.
De posse do certificado e da senha de acesso, qualquer pessoa pode
realizar atos que dependam do seu uso em nome da empresa, e a mesma pode
vir a ser responsabilizada pela sua guarda inadequada. Conforme o
diretor de inovação da associação, André Mazeron, o acesso ao meio onde o
certificado está (cartão, token e outros) e à sua senha de uso deve ser
estritamente controlado e limitado àquelas pessoas que realmente
precisam do mesmo. Observadas essas medidas, a obrigação só tem a
qualificar as transações empresariais, afirma Mazeron.
Documento amplia garantias para o setor financeiro
Mesmo o Brasil tendo um dos sistemas financeiros mais avançados do
mundo, a inclusão da certificação digital no setor pode ampliar ainda
mais a segurança nas operações realizadas. A opinião é do diretor
executivo da Associação Nacional de Certificação Digital (ANCD), Antonio
Cangiano. Entre as tecnologias criadas para ajudar a ampliar a
segurança no sistema financeiro, o certificado digital garante a
identidade da pessoa, podendo fazer transações on-line com respaldo
jurídico e sem repúdio de autoria nem de conteúdo.
Para Cangiano, além destas facilidades, o certificado digital traz
mais vantagens para o usuário, como a senha única, que facilita a
memorização e o acesso de qualquer computador, dado que a identidade do
usuário e a acreditação de seu ato jurídico são garantidas. Hoje, o uso
da tecnologia já permite a abertura e o fechamento de contas sem a
presença física do correntista.
A questão, determina, é como garantir segurança para os dois lados
dessa transação – cliente e empresas da área financeira. “Agora, os
bancos podem reconhecer o cliente e seus atos virtualmente com o
Certificado Digital, e o cliente não precisa memorizar variadas senhas.
Quando usa o certificado digital ele usufrui de sua senha única, que
permanece no cartão, e o chip é à prova
de roubos, pois é impossível invasão, já que a senha não trafega na
rede. Ter um único PIN no Certificado Digital, sem que tenha que colocar
seu ID para entrar, acessar e autorizar transações em qualquer
computador, é um benefício incomparável ao uso anacrônico de login e
senha, normalmente usual nos sites mais comuns, que expõem o cliente a
riscos de perdas derivadas de invasão, seguida de roubo de senha, como
se verifica em ocorrências frequentes de uso criminoso”, adverte o
executivo.
Com a evolução do Certificado Digital para o mobile, já oferecido
no Brasil pelas autoridades certificadoras, o correntista pode utilizar
esta tecnologia em qualquer situação. O cliente pode acessar o banco
por smartphone, tablet ou computador, com garantia de sua identidade, e
ter seus atos válidos juridicamente, o que qualquer outra tecnologia
não assegura sem incidência de altos custos forenses.
Outra vantagem que passou a vigorar desde maio deste ano, quando o
Conselho Monetário Nacional (CMN) anunciou que os bancos podem oferecer
mais serviços on-line que ajudarão o dia a dia dos correntistas, é a
abertura de contas por meio de Certificado Digital. Com esta mudança,
não será mais necessário que os bancos gastem em tecnologias caras de
biometria para reconhecimento do cliente. O certificado digital é
suficiente, assim o cliente não precisa ir pessoalmente a uma agência
bancária para apresentar um documento original com foto para provar ser
ele o titular da conta”, diz Cangiano.
Aplicativo permite acesso on-line
Smartphones e tablets também podem viabilizar a autenticação, a
assinatura digital e a autorização de operações a distância com validade
jurídica. O Mobile ID, aplicativo desenvolvido pela Certisign, é
compatível com os sistemas operacionais Android e iOs. De acordo com
Maurício Balassiano, diretor de produtos e tecnologia da Certisign, a
ferramenta garante mais conveniência ao titular. “Além de ser armazenado
no dispositivo móvel, o que já facilita, e muito, a vida do usuário, o
Mobile ID tem o processo de emissão simples e não exige atualizações
sistêmicas e instalação de drivers”, explica.
Balassiano estima que essas características resultarão no aumento
do número de titulares de certificado e também de aplicações para a
tecnologia. Isso porque o Mobile ID atende, além de pessoas físicas e
jurídicas, o mercado corporativo. “As empresas poderão reforçar a
autenticação de seus sistemas e migrar seus processos para o eletrônico
com total segurança da adesão dos usuários, porque o certificado estará,
literalmente, na palma da mão de quem precisar acessar a aplicação. O
resultado é melhora da eficiência operacional e também redução de
custos”, destaca.
A Certdesign espera que o aplicativo auxilie também as operações de
escritórios contábeis e, consequentemente, o relacionamento com o
cliente. “Com o Certificado Digital no celular, o contador pode dar
andamento à rotina em qualquer momento, como assinar documentos, se
autenticar em sites e enviar declarações, inclusive solicitar ao cliente
a aprovação a distância para o envio das obrigações”, explica
Balassiano.
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